Zunächst galt es für den Veranstalter die technischen Voraussetzungen für die erstmalige Beförderung der Post auf dem Luftwege zu schaffen. Mit der DELAG und den Euler-Werken konnten die damals führenden Entwickler und Betreiber von Luftfahrzeugen gewonnen werden. Mit diesen hatte die Großherzogliche Zentrale die Beförderung der Flugpostkarten mit dem Zeppelin-Luftschiff "Schwaben" und durch das Euler-Flugzeug "Gelber Hund" im Rhein-Main-Gebiet vereinbart. Dabei war das Patronat bemüht, die Luftbeförderungskosten möglichst niedrig zu halten, da es sich um eine Wohltätigkeitsveranstaltung handelte. Während der befreundete August Euler die Flugzeugaufwendungen aus eigenem Budget finanzierte, ist bekannt geworden, dass die DELAG ihr Luftschiff immerhin für die erste Fahrt unentgeltlich zur Verfügung stellte, von da ab aber für den 20 kg-Sack Postkarten 50 Mark berechnete und dementsprechend die zweite Postbeförderung mit rund 1.000 Mark zu Buche schlug.
Der Deutschen Reichspost wurde die Aufgabe zugedacht, die in die regulären örtlichen Briefkästen eingeworfenen Postkarten auszusortieren und der jeweils nächstgelegenen Sonderpostabfertigungsstelle zum dortigen Abstempeln, Ordnen und Bündeln zuzuleiten. Weiterhin den Postaustausch in postamtlich verschlossenen Beuteln mit den Luftfahrzeugen zu besorgen und die geflogenen Postkarten an die Empfänger im In- und Ausland auf dem gewöhnlichen Postwege weiterzuleiten. Das dies nicht so einfach mit einer kaiserlichen Behörde umzusetzen war, ist auch aus heutiger Sicht noch nachvollziehbar.
Schließlich lief parallel hierzu auch eine Werbekampagne an, welche auch nach heutigen Maßstäben als durchaus professionell bezeichnet werden kann. Aus dem Inhalt eines Schreibens des Patronates im Mai 1912 an die örtlichen Vereine:
"Wie Ihnen wohl schon bekannt ist, veranstalten Ihre Königliche Hoheit die Frau Grossherzogin in
der
zweiten Woche des Juni eine allgemeine Postkartenwoche zum Besten der Mutter- und
Säuglingsfürsorge. Es
ist
dabei beabsichtigt, auch Vereine, deren Wirkungskreis nicht unmittelbar auf dem Gebiet der
Mutter- und
Säuglingsfürsorge liegt, zu bitten, bei dem Verkauf der Postkarten- und Wohlfahrtsbilder
mitzuwirken.
Diese
Vereine erhalten zu Gunsten ihres Vereinsvermögens den unten erwähnten Rabatt. Zum Verkauf
gelangen:
1. Postkarten in Bromsilber-Ausführung mit neuen Aufnahmen Seiner Königlichen Hoheit des
Grossherzogs,
Ihrer Königliche Hoheit der Frau Grossherzogin, der Grossherzoglichen Prinzen und eine neue
Gruppenaufnahme
der Grossherzoglichen Familie, sowie gut ausgeführte Buntdruckkarten nah Originalen von Eugen
Bracht.
Der
Verkaufspreis an das Publikum beträgt 10 Pfg. pro Stück. Die eingangs erwähnten Vereine
erhalten
bei
fester
Bestellung von mindestens 50 Stück einen Rabatt von 2 Pfg. pro Karte.
2. Wohlfahrtsbilder mit denselben Aufnahmen in der Grösse von 19/26 cm und einem Passepartout
zum
Aufstellen. Der Verkaufspreis dieser Bilder beträgt 1 Mk. Die genannten Vereine erhalten bei
einer
festen
Bestellung von mindestens 10 Stück einen Rabatt von 30 Pfg. pro Bild.
Restbestände können auch nach Ablauf der Postkartenwoche ohne Zeitgrenze vertrieben werden. Wir
wären
auch
Ihrem Verein dankbar, wenn er sich an dem Verkauf der Postkarten und Bilder im Interesse der
guten Sache
beteiligte und eine wenn auch kleine Anzahl von Bildern oder Postkarten fest bestellte.
Bestellungen
bitten
wir umgehend an das Kreiskomitee unseres Kreises (Adresse Großes Kreisamt) zu richten, da
spätere
Bestellungen von den liefernden Firmen vielleicht nicht mehr ausgeführt werden könnten.
Probebilder und
Probekarten sind in dem Laden in Darmstadt, Wilhelminenstr. 35 (Ecke Hügelstr.) und in mehreren
anderen
Läden ausgestellt."
In einem Schreiben des Patronates (Regierungsrat Pistor) am 06. Juni 1912 an die örtlichen Zeitungsredaktionen heißt es:
"Unikum für Markensammler. Die erste deutsche Luftpostmarke ist soeben erschienen und gelangt zur Postkartenwoche der Großherzogin von Hessen am 09. Juni erstmalig und nur für wenige Tage im Großherzogtum und in Frankfurt a. M. zur Ausgabe. Die von Prof. Kleukens entworfene Marke zeigt auf rotbraunem Grund als Symbol der Flugpost einen im Licht der aufgehenden Sonne über den Wolken schwebenden Phantasievogel. Die Auflage ist beschränkt; die Marken erhalten also einen besonderen Wert. Bedingung der Genehmigung des Reichspostamtes war die Garantie, dass alle Luftpostkarten wenigstens einen Teil des Postwegs durch die Luft zurücklegen (Postluftschiff "Schwaben"; Flugzeuge). Der Stempel der Reichspost lautet: "Flugpost am Rhein und Main, Frankfurt oder Darmstadt - (folgt Datum)". Die Flugpost befördert vom 9. Juni ab die offiziellen Karten, die in die Briefkästen der Reichspost zu werfen sind, überall hin. Die Postkartenwoche steht unter dem Patronate der Großherzogin von Hessen. Der Ertrag dient den von ihr verfolgten gemeinnützigen Zwecken (Anfragen unter Postkartenwoche, Altes Palais, Darmstadt)."